Intégrer un nouveau salarié : un enjeu crucial pour l’entreprise

Une étude récente a démontré l’importance de l’intégration d’un nouveau salarié au sein de l’entreprise. Nombre de candidats n’ayant pas donné suite à leur période d’essai ont invoqué comme motif premier le sentiment qu’ils avaient de ne pas être attendus.

Un recrutement induit de nombreux coûts : coût de la diffusion de l’offre d’emploi, coût des entretiens (temps passé du recruteur/cabinet externe/responsables de l’entreprise), coût de préparation de l’arrivée du salarié puis coût d’intégration… Ces coûts ne sont au final rentabilisés qu’au bout de quelques années. D’où l’importance de suivre le salarié avec une vigilance particulière.

De plus, une promesse d’embauche signée par le candidat, si elle engage l’entreprise, ne constitue pas une certitude qu’il ne vous échappera pas au dernier moment : celui-ci continue d’être sollicité et peut vous filer entre les doigts. Alors, autant vous assurer de manière continue de son intérêt pour le poste.

Pour pallier à cela, voici quelques astuces…

En amont de l’intégration

Gardez autant que possible un contact en amont de son arrivée.

Prétextes possibles : obtenir sa promesse d’embauche signée, les documents nécessaires à sa DUE, connaître ses besoins éventuels en matière d’informatique ou de téléphonie (portable)… Tout est bon pour tâcher de garder le contact. Attention toutefois à ne pas tomber dans l’excès et devenir intrusif.

Procédez en plusieurs fois pour un contact continu. Vous aurez ainsi la possibilité de déceler un « refroidissement » potentiel de votre candidat et de réajuster le tir.

Si votre entreprise organise des réunions générales importantes ou des soirées du personnel, vous pouvez lui demander, avec l’accord de votre hiérarchie, d’y assister, bien évidemment sur la base du volontariat.

De même, toujours avec l’accord de votre hiérarchie car il peut contenir des informations confidentielles, pensez à lui faire passer une copie de votre journal d’entreprise si vous disposez de ce type d’outil de communication,

Dans les jours précédant l’arrivée

Rien n’est plus désagréable que de débarquer dans une nouvelle entreprise et de ne pas avoir le minimum requis. Veillez donc aux points suivants :

  • Préparation du poste de travail. Bureau, chaise, caisson, téléphone (pensez à rédiger une petite note avec son numéro de ligne directe ainsi que son numéro de fax), ordinateur configuré avec les logiciels qu’il aura à utiliser (sans oublier le paramétrage de son imprimante !) sont un mimi requis.
    Veillez à ce que les armoires ou le caisson aient été débarassés des dossiers inutiles de son occupant antérieur : le nouveau venu n’aura ni le temps, ni le recul nécessaire pour discerner ce qui est à conserver et ce qui est à jeter. De plus, le ressenti peut être extrêmement négatif.
  • Rédaction d’une annonce la veille de son arrivée à l’ensemble du personnel, si possible en joignant une photo et en précisant sa fonction, son rattachement, ses responsabilités et son numéro de poste.
  • Rédaction envoi d’un mail de bienvenue à destination du nouvel arrivant qu’il trouvera dans sa boîte mail ;
  • Préparation d’un « pack » fournitures comprenant : stylos, Post-it scotch, colle, cahier, bloc note, chemises, classeurs, trombones, ciseaux, liste téléphonique… et, le cas échéant, de cartes de visite.
  • Désignation d’un « parrain » qui servira de référent au salarié durant ses premiers mois dans l’entreprise et aura pour mission de suivre sa bonne intégration au sein de son équipe.

Le jour J

Le jour de son arrivée, idéalement,le salarié doit être accueilli par son responsable hiérarchique. Il est bon de prévoir une petite visite des locaux afin que le salarié puisse rapidement se repérer.

Remettez-lui, le cas échéant, un dossier du nouvel arrivant.
Pensez à mettre en place des journées d’intégration.

Dans la mesure du possible, invitez-le à déjeuner en tête-à-tête ou en comité restreint si vous êtes son supérieur hiérarchique, ceci afin de le briefer sur les us et coutumes de l’entreprise ou sur les dossiers en cours et ses missions, en comité élargi si vous êtes un simple collègue. Veillez à renouveler cette pratique dans les quelques jours qui suivront en variant la liste des participants afin de lui permettre de nouer des affinités.

Les mois suivants

Instaurez un contrôle régulier du niveau de bonne intégration de votre collaborateur en planifiant des réunions régulières en one to one avec son parrain et son supérieur hiérarchique direct afin de discuter des difficultés éventuellement rencontrées.

Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

Les commentaires sont fermés.

  • Top-Assistante est une marque déposée à l'INPI. Aucune reproduction sans le consentement écrit de l'auteur