Créer un mail type (ou formulaire personnalisé) sous Outlook

Qui d’entre nous n’a jamais eu besoin créer un mail type sous Outlook ? Face à ce type de problématique, sans doute vous êtes-vous sentie désarmée… A priori, pas d’autre option que de recourir aux brouillons -qui s’effacent sitôt utilisés- ou à un mail déjà existant que l’on modifie pour l’occasion. Pas simple.

Pourtant, Outlook propose une solution, certes un peu complexe à mettre en oeuvre mais qui, passé ce cap délicat, se révèle ultra simple au quotidien. Cette solution passe par la création d’un formulaire personnalisé.

Paramétrer Outlook

La manipulation décrite ci-dessous est à effectuer -fort heureusement- une fois pour toutes. Elle consiste à afficher l’onglet de développement d’Outlook pour accéder aux options de formulaire.

Pour cela, cliquez sur Fichier, Options, Personnaliser le ruban. Dans la partie droite de la boîte de dialogue, repérez la case Développeur et cochez-là. Validez.
devVous disposez à présent d’un nouvel onglet Développeur.

Créer le message type

Attention : cette fonction est indisponible sous Outlook Express.

  • Commencez par créer votre message comme à l’accoutumée et remplissez tout ce qui n’est pas appelé à être modifié (objet, texte du message) mais supprimez la signature si cette dernière est automatisée. Sans cette précaution, elle figurerait deux fois sur vos messages, Outlook l’ajoutant d’emblée à tout nouveau message ;
  • Attachez éventuellement les pièces jointes ;
  • Activez l’onglet Développeur, Publier, Publier le formulaire ;

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  • Dans la zone Rechercher dans, sélectionnez Boîte de réception (ce point est crucial) pour rendre votre formulaire disponible depuis votre boîte de réception ;
  • Dans le champ Nom complet, entrez le nom de votre formulaire ;
  • Refermez votre message.

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Utiliser un message type

  • Pour utiliser un formulaire créé par vos soins, positionnez-vous dans votre Boîte de réception ;
  • Activez l’onglet Accueil. Cliquez sur la liste déroulante Nouveaux éléments. Vous devriez voir apparaître une option Formulaires personnalisés qui n’existait pas auparavant. En activant cette option, vous accédez à vos messages types. Il ne vous reste plus  qu’à modifier/compléter votre message type ;

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Modifier un message type

Pour modifier un formulaire créé par vos soins, procédez comme ci-dessus pour afficher votre mail type à l’écran. Apportez vos modifications.

Activez l’onglet DéveloppeurFormulaire, sélectionnez Publier le formulaire en tant que ;

Dans le champ Regarder dans, sélectionnez Boîte de réception, sélectionnez le nom du formulaire et validez pour remplacer le formulaire existant.

Supprimer un message type

  • Pour supprimer un formulaire créé par vos soins, activez le menu FichierOptions, Options avancées (1);
  • Repérez la zone Développeurs, bouton Formulaires personnalisés (2) ;

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  • Cliquez sur le bouton Gérer les formulaires (3) ;
  • Cliquez sur Définir (4) ;
  • Sélectionnez Boîte de réception (5) dans l’arborescence et validez.
  • Le nom de vos formulaires apparaît dans la liste.
  • Sélectionnez le formulaire à supprimer et cliquez sur le bouton Supprimer.
  • Validez et refermez les fenêtres.

 

Associer un formulaire à un bouton

Une contribution de Josiane Klein

En tout premier lieu, vérifiez le niveau de sécurité dans l’onglet Développeur, Macro, Sécurité des macros et fixez-le sur Notification pour toutes les macros. Vous serez dorénavant alerté(e) lorsque Outlook tentera d’activer une macro.

Ensuite, activez le module visual basic : Alt F11.
Déroulez l’arborescence de la zone Projet (à gauche), double cliquez sur ThisOutlookSession et copiez-y le code suivant :

Sub DisplayForm()
Set myFolder = Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set myItem = myFolder.Items.Add(« IPM.Note.nom_du_formulaire« )
myItem.Display
End Sub

Remplacez le texte en gras par le nom de votre formulaire (IPM.Note. suivi du nom que vous avez donné à votre formulaire).

Refermez Visual Basic Editor en sauvegardant préalablement.

Pour associer votre macro à un bouton, faites un clic droit sur une icône quelconque et activez le menu Personnaliser le ruban (ou Personnaliser la barre d’outils Accès rapide si vous préférez placer votre raccourci dans cette barre).

Dans la zone Choisir les commandes dans la catégorie suivante (colonne de gauche), sélectionnez Macros et, dans la zone qui lui fait face, sélectionnez un onglet et un emplacement. Ou cliquez sur Nouvel Onglet pour créer un onglet spécifique puis sélectionnez votre macro dans la zone de gauche et cliquez sur Ajouter. Renommez le cas échéant l’onglet et la macro afin que les intitulés soient plus parlants.

personnaliser

Votre bouton est désormais opérationnel.

 

Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

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