Organiser une réunion ou un événement : le CQQCOQP

Comment s’assurer, lors de la mise au point d’une réunion ou d’un événement, de n’avoir omis aucun détail ? En ayant tout simplement le réflexe CQQCOCQ. Avant toute réunion/manifestation, faites le tour des questions sous-jacentes de ce CQQCOQP :

  • C pour Combien : combien de participants attendus ? Combien de photocopies faut-il prévoir ? Combien de dossiers de presse ? Combien de pauses et combien de viennoiseries par personne ? Combien de personnes seront-elles conviées à dîner ? Combien de nuités faut-il réserver ? Combien de participants à la soirée de gala… ? A combien se chiffre cette réunion/manifestation (budget) ? Combien de temps doit durer cette réunion/manifestation… ?
  • Q pour quand : quelle est la date de la réunion/manifestation ? Quelle est la date limite pour l’envoi des invitations ? La date limite pour la remise des suppors de communication… ?
  • Q pour qui : qui doit être invité ? Qui se charge de l’accueil des participants ? Qui se charge de remettre à chacun d’eux la malette avec les supports de communication ? Qui tiendra le rôle de maître de cérémonie ? Qui se charge de prendre des notes ? Qui se charge d’apporter les photocopies ? Le matériel vidéo… ?
  • C pour Comment : si vous prévoyez une présentation vidéo, comment sera-t-elle diffusée ? S’il s’agit d’une manifestation se déroulant à l’extérieur, comment se fera l’accès aux différentes salles (contrôle d’accès, signalisation)… ?
  • O pour Où : où se tiendra la manifestation/réunion ? Penser à planifier la réservation de salle. Où se tiendront les ateliers éventuels ?
  • Q pour quoi : quels supports prévoir à l’occasion de cette manifestation (forme, contenu) ?
  • P pour Pourquoi ? quel est l’objectif de cette réunion/manifestation ? Quel(le)s sont les idées/thèmes forts à faire passer ?

La méthode du C QQ C OQP constitue une trame mnémotechnique pratique et simple d’application.

Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

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