Excel : Maîtrisez les segments

Les segments, une autre façon de filtrer vos informations

Les segments ont fait apparition sous Excel depuis déjà plusieurs années. Peut-être les avez-vous déjà utilisés pour filtrer vos tableaux dynamiques ou vos TCD de façon plus visuelle.

En fait, les segments prennent tout leur sens dans la conception de tableaux de bord car ils permettent de synchroniser plusieurs TCD sur un ou plusieurs segments.

Insérer un segment

Les segments sont disponibles dès lors que votre feuille de calcul comporte soit un TCD, soit un tableau dynamique (tableau mis en forme à l’aide du bouton « Mettre sous forme de tableau« ).

Pour insérer un segment, positionnez votre curseur dans une cellule du tableau dynamique ou du TDC et activez le menu contextuel correspondant à votre objet. Puis cliquez sur Insérer un segment.

Les entête de colonnes de votre base s’affichent : cochez ceux que vous souhaitez utiliser comme filtre(s).

Utiliser un segment

Il n’y a strictement aucune différence entre le filtrage direct dans un tableau ou le filtrage par le biais d’un segment.

Lorsque l’on modifie un filtre, le segment correspondant est synchronisé. L’inverse est également vrai : une modification du segment modifie le filtre.

Synchronisation filtre/segment

L’avantage revient toutefois au segment qui permet une meilleure lisibilité des filtres, notamment lors de la sélection de plusieurs critères.

  • Pour activer un filtre depuis un segment, cliquez simplement dessus.
  • Pour activer un ensemble contigus de filtres, cliquez sur le premier filtre puis maintenez la touche Maj enfoncée et sélectionnez le dernier filtre à activer.
  • Pour activer un semble non contigus de filtres, cliquez sur chacun des filtres à appliquer en maintenant la touche Ctrl enfoncée.
  • Pour désactiver les filtres d’un segment, cliquez sur l’icône entonnoir située en haut et à droite de la boîte segment.
  • Pour supprimer un segment, sélectionnez-le et appuyez sur la touche Suppr de votre clavier. Attention : la suppression d’un segment ne désactive pas le filtre mais le segment.

Les options des segments

Comme tout objet, les segments disposent d’options. 

En tout premier lieu, le design du segment, accessible par le truchement de la zone Style de segments.

Excel, comme à l’accoutumée, vous offre même la possibilité de créer votre propre style de segment.

Les segments sont redimensionnées en hauteur et en largeur. Mais l’une des options les plus intéressantes est l’option Colonnes.

Cette option vous permet, lorsque vous avez des segments particulièrement longs avec barre de défilement, de disposer les étiquettes des segments sur plusieurs colonnes.

Les segments et les tableaux de bord

Les segments prennent tout leur sens dans l’élaboration de tableaux de bord car il devient alors possible de synchroniser plusieurs tableaux croisés dynamiques avec un ou plusieurs segments.

Vous devez d’abord positionner votre curseur sur un tableau croisé dynamique et afficher un ou plusieurs segments.

Votre segment est pour l’heure connecté à un seul et unique TCD.

Maintenez la sélection sur votre segment et activez le menu contextuel correspondant. Cliquez sur l’icône Signaler les connexions situé vers la gauche du ruban.

Cette action affiche une boîte de dialogue où sont listés tous les tableaux croisés dynamiques de votre classeur, feuille par feuille. Activez les cases des TCD que vous souhaitez relier à votre segments.

Tous vos TCD sont automatiquement filtrés sur le segment correspondant !

Vous pouvez ainsi créer très rapidement toutes sortes de tableaux de bord.

Insérer une chronologie

Outre les segments, Excel offre également la possibilité d’insérer des « chronologies ».

Pour cela, positionnez-vous sur un tableau dynamique et activez l’onglet contextuel Outils de tableau croisé dynamique – Analyse, bouton Insérer une chronologie.

Qui dit chronologie, dit temps et donc dates : lorsque vous activez cette option, une boîte de dialogue s’ouvre vous proposant d’afficher les champs dates contenu dans votre base de données.

La présentation diffère sur plusieurs points d’un segment :

  • Les informations sont présentées sous la ligne d’une frise chronologique ;
  • Vous ne pouvez pas sélectionner des périodes de temps discontinues. Vous pouvez par contre utiliser le curseur pour sélectionner un ou plusieurs périodes contiguës.
Par défaut, les informations sont présentées par mois.
Le bouton MOIS situé à droite vous permet de sélectionner une autre échelle temporelle : Années, trimestres, mois et jours, ce que ne permettent pas les segments.

Alors, segment ou chronologie ? Le choix de l’un ou l’autre de ces outils dépend de vos objectifs !

Communiquez avec Microsoft !

Vous rêvez d’une nouvelle fonctionnalité qui rendrait plus simple l’utilisation de votre logiciel Office préféré ? 

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Il est possible de faire remonter vos souhaits à Microsoft pour peu que vous manipuliez la langue de Shakespeare !

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Alors à vos claviers !!!

PowerPoint : comment concevoir un modèle de diaporama

La création d’un modèle de diaporama personnalisé sous PowerPoint peut sembler complexe au premier abord. En réalité, la conception d’un modèle est à la portée de tous… à condition d’avoir un certain talent pour la mise en page !

La notion de "disposition"

Lorsque l’on ouvre une présentation PowerPoint, quelle soit vierge ou bien basée sur un modèle existant, l’interface affiche, par défaut, une diapositive de titre.

Cette diapositive est l’une des nombreuses dispositions possibles

Pour vous en assurer, cliquez sur l’onglet Accueil et Disposition.

Vous pouvez constater ci-contre que PowerPoint vous propose plusieurs dispostions en fonction du type de diapositive que vous souhaitez créer.

Chacune d’elles dispose d’un masque qui lui est propre et ce sont ces masques qu’il convient de modifier pour créer votre modèle de diaporama.

Pour accéder au mode masque, cliquez sur l’onglet Affichage.

Il existe 3 types de masques :

  1. Le masque des diapositives, le plus important des masques car c’est lui qui régit la présentation de nos diapositives.
  2. Le masque du document qui permet d’afficher sur une même page A4 les vignettes en miniatures de vos diapositives.
  3. Enfin, le masque des pages de notes. Ce masque est utilisé le plus souvent lorsque l’on souhaite commenter le contenu d’une diapositive.
Cliquez sur Masque des diapositives.

La notion de diapositive "maître" et de diapositives "esclaves"

Lorsque l’on active Masque des diapositives, il convient d’être vigilant car PowerPoint active d’emblée le masque correspondant à la disposition de la dia sur laquelle vous étiez positionné avant d’activer ce mode.

Vous constaterez, en remontant tout en haut de votre écran, que PowerPoint rattache toutes les dispositions à une diapositive « Maître » :

Il est important de comprendre que toutes les modifications que vous apporterez à la dia maître seront automatiquement répercutées sur les autres dias !

La dia maître s’utilise donc pour définir les éléments communs à toutes les diapositives : graphiques, polices, puces, emplacement des numéros de page, pied de page…

Il serait en effet bien trop fastidieux de devoir repositionner chacun de ces éléments manuellement pour chacune des dispositions !!!!

A l’inverse, si vous apportez une modification à l’une des dias « esclaves« , cette modification n’influera sur aucune autre dia.

Vous pouvez sans souci supprimer une dia esclave que vous n’utiliserez pas. Par exemple, PowerPoint affiche tout en bas de l’écran des dias en format portrait. Pour les supprimer, il suffit de les sélectionner et d’appuyer sur la touche Suppr ou bien de faire un clic droit sur les vignettes, Supprimer la disposition.

La diapositive Maître

C’est sur cette diapositive que vous devrez positionner votre logo et la plupart de vos éléments graphiques.

Si vous souhaitez utiliser un visuel ou une couleur en fond de dia, activez l’onglet Masque des diapositives, et cliquez sur le bouton Styles d’arrière-plan :

Par défaut, PowerPoint ne propose qu’un maigre choix d’arrière-plans mais vous pouvez cliquer sur l’option Mise en forme de l’arrière-plan… pour soit :

  • choisir une couleur à votre convenance ;
  • afficher un dégradé de couleurs ;
  • afficher une image de fond (choisir l’option  Remplissage avec image ou texture puis cliquer sur le bouton Fichier qui apparaît un peu plus bas pour récupérer une image sur votre disque du disque dur).
PowerPoint dispose la date, le numéro de diapositive et le pied de page en bas de la diapositive. Vous pouvez bien évidemment positionner chacun de ces blocs de texte à l’emplacement de votre choix et en modifier toutes les caractéristiques !
 
Lorsque vous modifiez une zone de titre sur la dia Maître (taille, emplacement, typo et attributs de caractères), les modifications se répercutent sur la quasi totalité des dias esclaves, à quelques exceptions près.

Utiliser les repères

Si vous devez déplacer ou redimensionner des zones de textes, sachez que PowerPoint propose un outil bien utile pour caler les éléments de toutes diapositives au millimètre près et ce de façon visuelel.

Pour cela, activez le menu Affichage et cochez la case Repères située au centre du ruban. Deux lignes rouges pointillées s’affichent au centre de votre écran.

Déplacer un repère

Vous pouvez déplacer un repère en cliquant en dehors de la dia sur la ligne pointillée. Maintenez le bouton de la souris enfoncé et déplacez la ligne à l’emplacement souhaité. Relâchez.

Dupliquer un repère

Vous aurez sans doute besoin d’ajouter de nouveaux repères. Pour dupliquer un repère, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez en dehors de la diapositive sur l’une des lignes pointillées. Déplacez-là à l’emplacement souhaité et relâchez.

Vous pouvez ajouter autant de repères que vous souhaitez.

Enregistrer le modèle

Une fois les différentes dias personnalisées, il vous reste à créer votre modèle.

PowerPoint propose 2 solutions.

La première consiste à transiter par le menu Fichier Enregistrer sous et opter pour une extension de modèle (pot, potx, potm).

Pour utiliser le modèle créé, il vous faudra transiter par le menu Fichier Nouveau Personnaliser.

 

Une autre solution consiste à créer un thème. Pour cela, refermez le mode Masque puis activez l’onglet Création.

Cliquez sur la petite flèche située à droite des vignettes.

Sélectionnez l’option Enregistrer le thème actif (placez-le éventuellement sur le réseau de votre entreprise afin de le rendre disponible pour tous).

Une fois l’enregistrement effectué, votre modèle apparaîtra en vignette dans l’onglet Création. Vous pourrez donc l’appliquer aisément à vos nouvelles présentations.

 

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