Les modèles Office

Vos fonctions vous amènent à réutiliser souvent un document déjà existant et vous êtes une adepte du Fichier – Enregistrer sous…. Malheureusement, il vous arrive parfois, dans la précipitation, d’écraser votre fichier original…
Simples à mettre en oeuvre, les modèles pallient cet inconvénient.
Le modèle est donc particulièrement adapté dans le cadre de documents à caractère répétitif : contrats, devis, lettres, réponses à des candidatures, factures, formulaire de demande de congés….

Qu'est-ce qu'un modèle ?

Un modèle n’est rien d’autre qu’un document Word, Excel ou PowerPoint sauvegardé avec une extension particulière (.dotdotx ou dotm, .xlt, .xltx, .xltm, .pot, .potx, potm).

A ce titre, le modèle peut donc inclure des macros (format *.dotm, dot, xltm, xlt, potm, pot), des zones de formulaires, de la vidéo… bref être aussi complexe que vous le souhaitez !

Créer un modèle

Créez votre document, comme à l’accoutumée.

  • Sélectionnez FichierEnregistrer sous
  • Donnez un nom à votre document.
  • Dans Type de fichier, sélectionnez Modèle de document

Attention ! Veillez à choisir le bon type de modèle ! En effet, depuis la version 2003, Office distingue les modèles contenant des macros de ceux qui n’en contiennent pas. Si vous choisissez par mégarde le format .dotx, toutes vos macros seront effacées.

C’est pourquoi je vous recommande d’opter pour les formats 97-2003 qui ne présentent pas ce risque. Autre avantage : si vous avez pris la précaution de cocher, lors de l’enregistrement la case Enregistrer la miniature, votre document sera sauvegardé avec une vignette Aperçu. Cette option bogue encore actuellement sous les version Office > 2013.

Remarquez au passage que Word se positionne automatiquement dans Mes documents\Modèles Office personnalisés. Ce répertoire centralise l’intégralité de vos modèles qu’il s’agisse de feuilles Excel, diaporamas PowerPoint, bref tous les modèles Office. 

Cet emplacement est bien évidemment modifiable, ainsi que nous le verrons plus loin.

Utiliser un modèle

Tous les modèles sont disponibles depuis le menu Fichier, rubrique Nouveau….

Attention : tandis que l’option Fichier – Nouveau… affiche une nouvelle boîte de dialogue à onglets vous permettant de choisir parmi les modèles créés, le raccourci Ctrl N quant à lui ne vous laisse pas le choix et affiche le modèle par défaut de Word (normal.dot).

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, repérez les catégories de modèles PROPOSES PERSONNEL*. Vos modèles sont rattachés à la catégorie PERSONNEL. Pour y accéder, cliquez sur PERSONNEL et choisissez le modèle qui vous intéresse.

Word charge une copie du modèle -et non le modèle lui-même-, à qui il attribue un nom générique du style Document1, Document2. Ainsi, lorsque vous cliquerez sur Enregistrer, le programme vous invitera à saisir un nom pour votre document, préservant ainsi l’original d’un possible écrasement.

* Ce nom peut varier en fonction des versions d’Office. 

Modifier les répertoires par défaut

Office vous permet de faire cohabiter 2 répertoires de modèles. Ce nombre peut paraître superflu mais en réalité, la plupart des entreprises disposent d’un répertoire Modèles commun à tous les collaborateurs pour, par exemple, partager des modèles de notes de frais ou de congés, les demandes d’achat…

Vous pouvez alors utiliser le second répertoire soit pour pour partager des modèles avec un département spécifique (RH, comptabilité…), soit pour des modèles spécifiques à l’utilisateur.

La gestion de ces répertoires n’est accessible, bizarrement, que depuis Word et exclusivement ce logiciel.

  • Activez le menu FichiersOptions de Word.
  • Dans le menu, choisissez Options avancées et faites défiler la partie droite de l’écran presque jusqu’en bas.
 
  • Cliquez sur Emplacement des fichiers
 
  • Pour chacun des 2 répertoires Modèles, cliquez sur Modifier (si besoin est) et parcourez l’arborescence de votre disque dur ou réseau jusqu’au(x) répertoire(s) devant accueillir vos modèles.
  • Validez.

Modifier un modèle

Vous l’avez vu précédemment : lorsque l’on double clique sur un modèle, en fait ce n’est pas l’original qui est chargé, mais une copie de ce dernier.

Modifier un modèle,  requiert donc une manipulation particulière.

Deux possibilités :

Depuis le menu Fichier

  • Ctrl O pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir.
  • Remontez votre arborescence, localisez votre modèle et cliquez sur Ok.

Depuis le répertoire de Modèles Office personnalisés

  • Clic droit sur le modèle puis Ouvrir.

Il ne vous reste à présent plus qu’à modifier votre modèle et et à l’enregistrer. Validez.

3 situations dans lesquelles utiliser Mettre sous forme de tableau

Vous connaissez sans doute l’option Mettre sous forme de tableau pour la mise en forme rapide de vos tableaux. Mais savez-vous qu’elle est particulièrement pertinente dans le cas de tableaux croisés dynamiques ou pour la réalisation de listes déroulantes ? Retour en détail sur ces 3 cas de figures.

 

1. Mettre en forme rapidement un tableau

Un clic suffit pour mettre en forme un tableau : il suffit de :

  • sélectionner votre tableau si ce dernier comporte une ligne de total ;
  • se positionner dans une cellule quelconque du tableau dans le cas contraire

puis d’activer dans le ruban Accueil, le bouton Mettre sous forme de tableau et de choisir l’un des modèles proposés.

Si vous ne trouvez pas le modèle de couleur ad hoc, activez l’onglet Mise en page et sélectionnez une palette de couleur : il s’en trouve sûrement une qui correspondra à vos attentes !

Autre avantage : en cas d’ajout de lignes, ces dernières seront automatiquement formatées.

Vous pouvez mettre en avant la 1ère ou dernière colonne, désactiver le bouton de filtre ou ajouter/désactiver les bandes grâces aux options du menu contextuel.

Convertir en plagePour revenir à un tableau Excel classique (tout en conservant la mise en forme de votre tableau), cliquez sur le bouton Convertir en plage que vous trouverez à gauche, dans la barre d’outils contextuels.

Attention ! Si la mise en forme de votre tableau est bien conservée, vous devrez cependant formater manuellement vos nouvelles lignes éventuelles.

2. Actualiser facilement un TCD

Changer la source de donnéesLorsque vous ajoutez des lignes à une base de données liée à un tableau croisé dynamique, vous devez obligatoirement cliquer sur le bouton Changer la source de données et re-sélectionner votre base pour actualiser votre TDC. Cette manipulation est fastidieuse.

ActualiserL’option Mettre sous forme de tableau vous affranchit de cette contrainte. Appliquez d’abord l’option Mettre en forme de tableau à votre base de données. Vous pouvez ensuite ajouter très simplement des enregistrements à votre base.Pour mettre à jour votre TCD, cliquez simplement sur le bouton Actualiser.

3. Rendre une liste déroulante dynamique

Grâce à l’option Mettre sous forme de tableau, on peut rendre une liste déroulante dynamique, sans aucune formule complexe !

Présentez simplement votre liste Sous forme de tableau. Puis sélectionnez les données de votre liste et affectez-leur un nom. Insérez votre liste déroulante dans une ou plusieurs cellules.

Toutes les modifications apportées aux éléments de votre liste seront automatiquement répercutées à vos cellules contenant la liste déroulante.

C’est un confort appréciable et un vrai gain de temps !

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