Le factbook pour bien gérer vos projets

Le factbook est un dossier qui centralise l’ensemble des éléments relatifs à un même projet. Il se présente sous la forme d’un gros classeur à anneaux. Il est particulièrement recommandé lorsque l’on travaille en mode projets. Un classeur équivaut alors à un projet particulier. Il centralise l’ensemble des documents liés au projet. En tout premier lieu, la première page du classeur est constituée par une fiche contacts avec les coordonnées de tous les intervenants : clients d’abord puis prestataires. Ensuite, toutes les correspondances sont compartimentées grâce à des intercalaires : Les comptes rendus de réunion. Ces comptes-rendus sont numérotés afin de permettre un classement rapide, du plus récent au plus ancien. La numérotation démarre à zéro pour chaque nouveau  projet : ce système permet ainsi à chaque client de s’assurer qu’il a bien en sa possession l’intégralité des comptes-rendus. Cela n’aurait pas été le cas si nous avions adopté une numérotation globale de tous les comptes-rendus de la société, tous projets confondus. Les correspondances (courriers, fax…), classées par ordre chronologique descendant (la plus récente sur le dessus). Les devis clients : en première page, la version finale acceptée par le client, en dessous les autres. Les conserver le temps du dossier permet de s’y référer en cas de doute. Les devis des prestataires retenus avec les bons de commande internes correspondants. Pour un pointage aisé des factures fournisseurs à l’arrivée. Les devis des prestataires non retenus. Le cahier des charges client initial. Le cahier des charges est un document transmis par le client pour expliquer ce qu’il attend de son fournisseur. Les documentations éventuelles. Les notes manuscrites et brouillons. Les plannings. Le système du factbook permet, de plus, de n’oublier aucun document au bureau lors d’une importante réunion : il suffit de prendre son classeur avec soi pour tout avoir sous la main ! Au moment d’archiver, faites un tri dans les devis non retenus (constituez-vous éventuellement un carnet d’adresses de fournisseurs), jetez les notes superflues, les simples fax et la documentation inutile.

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L’affichage obligatoire

Au fil des années, l’affichage obligatoire dans les entreprises s’est renforcé avec la mention de nouveaux articles tels ceux sur l’égalité hommes/femmes et, plus récemment, sur le harcèlement sexuel. En voici la liste exhaustive : Inspection du Travail dont dépend l’entreprise (adresse, ,nom de l’inspecteur et numéro de téléphone). Services d’urgence : Samu (15), pompiers (18)… Médecine du travail : coordonnées complètes. Consignes en cas d’incendie. Des plans d’évacuation doivent être accrochés, dans un endroit exposé à la vue de chaque salarié et à chaque étage avec mention des sorties de secours, de la personne à contacter et de son numéro de poste. Règlement intérieur Convention collective applicable : lieu dans l’établissement où l’on peut la consulter. L’employeur, ou son représentant, ne peut s’opposer à la consultation de ce document ni s’enquérir du motif pour lequel le salarié désire le consulter. Le salarié peut emprunter la convention collective pour la consulter discrètement. Evaluation des risques professionnels Liste des membres du CHSCT Horaires de Travail Repos hebdomadaire Dérogations aux horaires de travail Ordre des départs en congés Lutte contre les discriminations Egalité de rémunération hommes/femmes : à télécharger ici au format pdf . Articles sur le harcèlement moral et sexuel Interdiction de fumer Panneaux syndicaux Document unique d’évaluation des risques professionnels : mention du lieu où l’on peut consulter le registre. Pour vous faciliter la tâche, de nombreux fournituristes proposent des panneaux prêts à l’emploi regroupant l’intégralité de ces obligations. C’est le cas du spécialiste www.remarkable.fr. Selon la taille de votre entreprise, d’autres informations devront être portées à la connaissance des salariés. Pour en connaître la liste exhaustive, rendez-vous sur service-public.fr.

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