Repérer aisément les mails non lus ou importants

Vous gérez plusieurs boîtes mails et souhaitez visualiser l’ensemble des mails non lus, indépendamment de leur emplacement ? Vous souhaitez repérer facilement les mails de votre N+1 à l’aide d’un code couleur ?
Découvrez sans tarder nos deux astuces pour répondre à ces problématiques.

Grouper tous ses messages non lu : les Favoris

Les Favoris constituent une solution optimale pour consulter rapidement l’ensemble des mails non lus de vos multiples boîtes de réception.

Pour utiliser les Favoris, vous devez d’abord et pour chacune de vos boîtes de réception, créer un Dossier de recherche. Ce dossier est situé tout en bas de l’arborescence de chacune de vos boîtes de réception. 

Une fois l’emplacement localisé, faites un clic droit et sélectionnez Dossier de recherche. Cette action ouvre une boîte de dialogue où l’option Courrier non lu est activée par défaut. Il suffit de valider.

Le nombre qui s’affiche en regard du répertoire créé correspond au nombre total de mails non lus. Peu importe qu’ils soient disséminés dans plusieurs dossiers ou sous-dossiers : vous pourrez en prendre connaissance dans ce répertoire de recherche sans vous soucier de ce détail.

Par défaut, Outlook les regroupe d’ailleurs selon leur répertoire d’origine. Seuls les mails placés dans les répertoires Eléments supprimés et Courrier indésirable ne sont pas repris dans ce dossier de recherche.

Déplacez ce fichier à l’aide de votre souris au-dessus de votre boîte mails là où figure la mention Déposez vos dossiers favoris ici. Relâchez.

Procédez de même avec toutes vos boîtes de réception.

Désormais, vous n’aurez plus à dérouler votre arborescence pour prendre connaissance de vos messages. Un coup d’oeil à vos favoris suffira !

Par mesure de précaution, ajoutez de la même manière vos répertoires Courrier indésirable (ou Spam). Il est effectivement toujours plus prudent de jeter un oeil sur le contenu de ces répertoires…

 

Affecter un code couleur à un expéditeur

Pour ne rater aucun mail de votre hiérarchie, affectez un code couleur aux messages de votre N+1.

Pour ce faire, activez l’onglet Affichage et cliquez sur Paramètres d’affichage. Puis sur le bouton Mise en forme conditionnelle.

Dans la boîte de dialogue suivante, cliquez sur Ajouter et donnez un nom à votre mise en forme. Validez.

Cliquez sur  Police… Modifiez le cas échéant la taille de la police, son style (Gras, Italique…) et sélectionnez une couleur. Validez.

Cliquez à présent sur le bouton Condition… Dans la boîte de dialogue suivante, repérez le champ De

Saisissez le nom de l’expéditeur ou son adresse email. Validez.

Au bout de quelques secondes, les messages de l’expéditeur s’affichent dans la couleur, taille et style définis !

 

Afin de conserver de la clarté à votre boîte de réception, limitez l’utilisation de cette astuce à 2 coloris !

Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

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