Utiliser des listes déroulantes dans une feuille Excel

La fonction Validation des données permet d’accélérer et contrôler la saisie en permettant à l’utilisateur d’utiliser des listes déroulantes dans une feuille Excel. Ceci permet, non seulement un gain de temps, mais aussi d’éviter des erreurs de saisie.

Prenons un exemple concret et téléchargez le fichier exemple. Le fichier joint récapitule les factures émises et, pour chacune, le délai de règlement accordé. L’utilisateur a le choix entre 4 options. Excel calcule ensuite la date d’échéance correspondant au choix de l’utilisateur.

Pour créer une liste déroulante :

  • choixDans une zone de votre feuille de calcul, tapez les valeurs de votre liste les unes au-dessous des autres. Cette liste peut être placée sur une autre feuille de calcul. Vous pouvez également affecter un nom aux éléments de la liste et l’utiliser comme référence.

  • Sélectionnez les lignes de votre tableau devant contenir la liste déroulante.

  • Activez l’onglet Données et sélectionnez Validation des données.

liste deroulante

  • Cliquez sur l’onglet Options, puis dans le champ Autoriser, sélectionnez Liste. Le champ Source est maintenant accessible. Cliquez dans cette zone puis sélectionnez sur votre feuille de calcul les éléments de votre liste.

Guider l’utilisateur : ajouter un message de saisie

listeSi vous souhaitez ajouter un message à destination de l’utilisateur, activez l’onglet Message de saisie et renseignez les zones comme ci-dessous. Ce message apparaîtra automatiquement lorsque l’utilisateur placera son curseur sur une cellule contenant la liste déroulante :

  • Titre est le texte qui s’affiche en gras, sur la première ligne (dans l’exemple ci-contre Délai de règlement).
  • Message de saisie est le texte d’explication destiné à guider l’utilisateur.

Restreindre plus ou moins les saisies : l’alerte d’erreur

Cet onglet permet d’afficher un message d’erreur à destination de l’utilisateur s’il saisit dans la cellule un élément ne figurant pas dans la liste déroulante.

3 options sont disponibles :

  • Arrêt : l’utilisateur n’a d’autre choix que d’opter pour un élément de la liste.
  • Avertissement : prévient l’utilisateur que le texte saisit n’appartient pas à la liste et lui offre le choix de continuer (la saisie de l’utilisateur est alors validée) ou non. Dans ce cas, il convient de cliquer sur Annuler, ce qui vous évite d’avoir à supprimer le texte saisi avant d’activer à nouveau la liste déroulante (cas si on opte pour Non).
  • Information : similaire à Avertissement mais ne donne que deux choix :
    • Ok pour forcer la saisie
    • Annuler pour revenir à la liste déroulante.

Dans la zone Titre, saisissez un titre pour votre boîte de dialogue (ex : « Erreur » ou « Donnée non valide »).

Dans la zone Message d’erreur, saisissez le texte destiné à aider l’utilisateur.

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Nadège GUILBERT

Conceptrice, animatrice du site www.top-assistante.com

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